Zarządzenie nr 79/2024 Prezydenta Miasta Włocławek z dnia 19 lutego 2024 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków w Urzędzie Miasta Włocławek.
Na podstawie art. 33 ust. 3 i ust. 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2023 r., poz.40, 572, 1463,1688).
zarządza się, co następuje:
§1.1. Określa się szczegółowe zasady i tryb przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków w Urzędzie Miasta Włocławek.
2. Komórki organizacyjne Urzędu Miasta Włocławek współpracują w zakresie rozpatrywania skarg i wniosków, zgodnie z właściwością merytoryczną.
3. Wydział Organizacyjno-Prawny i Kadr jest właściwą merytorycznie komórką organizacyjną do przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków wpływających do Prezydenta Miasta Włocławek.
4. Pracownicy Wydziału Organizacyjno-Prawnego i Kadr dokonują szczegółowej analizy treści wnoszonych skarg i wniosków z uwzględnieniem właściwości przy rozpatrywaniu skarg i wniosków, zgodnie z zasadami określonymi w art. 229 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2023 r., poz. 775, z późn.zm.)
5. Pracownicy Wydziału Organizacyjno-Prawnego i Kadr przekazują skarżącym lub wnioskodawcom informacje, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) przy pierwszej czynności skierowanej do tych osób.
§2. Ilekroć w zarządzeniu niniejszym mowa o:
1) Urzędzie -należy przez to rozumieć Urząd Miasta Włocławek,
2) Prezydencie- należy przez to rozumieć Prezydenta Miasta Włocławek,
3) Zastępców Prezydenta – należy przez to rozumieć Zastępców Prezydenta Miasta Włocławek,
4) Sekretarzu Miasta- należy przez to rozumieć Sekretarza Miasta Włocławek,
5) Skarbniku Miasta- należy przez to rozumieć Skarbnika Miasta Włocławek,
6) komórkach organizacyjnych – należy przez to rozumieć komórki organizacyjne Urzędu Miasta Włocławek,
7) Wydziale Organizacyjno-Prawnym i Kadr – należy przez to rozumieć Wydział Organizacyjno-Prawny i Kadr Urzędu Miasta Włocławek,
8) skardze- należy przez to rozumieć skargę w rozumieniu art. 227 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego,
9) wniosku – należy przez to rozumieć wniosek w rozumieniu art.241 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.
§3.1 Prezydent i Zastępcy Prezydenta przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków we wtorki, w godzinach 12:00-16: 30.
2. Prezydent i Zastępcy Prezydenta przyjmują obywateli także w innych sprawach.
3. Do przyjęć obywateli przez Prezydenta i Zastępców Prezydenta w innych sprawach stosuje się odpowiednio przepisy niniejszego zarządzenia.
4. Prezydent, Zastępcy Prezydenta, Sekretarz Miasta, Skarbnik Miasta, kierujący komórkami organizacyjnymi przyjmują obywateli w sprawach realizacji zadań Miasta.
5. Prezydent, Zastępcy Prezydenta, Sekretarz Miasta oraz Skarbnik Miasta przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków, zgodnie z ustalonym podziałem zadań.
6. Sekretarz Miasta, Skarbnik Miasta, kierujący komórkami organizacyjnymi przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków we wtorki w godzinach pracy Urzędu.
7. Pracownicy Wydziału Organizacyjno-Prawnego i Kadr przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków w dniach i godzinach pracy Urzędu.
8. Pracownicy Wydziału Organizacyjno-Prawnego i Kadr przyjmują zgłoszenia obywateli zainteresowanych spotkaniem z Prezydentem lub Zastępcami Prezydenta w dniach i godzinach pracy Urzędu.
9. Termin przyjęcia obywateli przez Prezydenta oraz Zastępców Prezydenta uzgadnia pracownik Wydziału Organizacyjno-Prawnego i Kadr.
10. Warunkiem przyjęcia obywatela przez Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza Miasta i Skarbnika Miasta jest wykorzystanie drogi służbowej od pracownika merytorycznego po kierującego komórką organizacyjną.
11. Pracownicy Wydziału Organizacyjno-Prawnego i Kadr ustalają czy obywatel zainteresowany spotkaniem z Prezydentem Miasta, Zastępcą Prezydenta wykorzystał drogę służbową.
12. Kierujący komórkami organizacyjnymi prowadzą ewidencję przyjętych obywateli w sprawach skarg i wniosków i w innych sprawach.
13. Z przyjęć, o których mowa w § 3 ust. 1 i 2 sporządza się protokół, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku do niniejszego zarządzenia.
§4.1. Skargi i wnioski wpływające bezpośrednio do Prezydenta ewidencjonowane są w rejestrze skarg i wniosków prowadzonym w Wydziale Organizacyjno-Prawnym i Kadr.
2. Rejestr skarg i wniosków zawiera dane osoby wnoszącej skargę/wniosek: imię i nazwisko, adres zamieszkania, krótki opis sprawy, sposób i termin załatwienia sprawy.
3. Skargi i wnioski wpływające bezpośrednio do komórek organizacyjnych powinny być niezwłocznie, nie dłużej jednak niż w ciągu 3 dni roboczych przekazane do Wydziału Organizacyjno-Prawnego i Kadr, w celu dalszego prowadzenia sprawy.
4. Pracownicy Wydziału Organizacyjno-Prawnego i Kadr mogą w trakcie postępowania wyjaśniającego żądać od komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Włocławek oraz miejskich jednostek organizacyjnych wyjaśnień niezbędnych do załatwienia sprawy.
5. Odpowiedź na skargę lub wniosek podpisuje Prezydent, lub upoważniony pracownik.
6. Jeżeli przedmiot sprawy dotyczy kilku komórek organizacyjnych Urzędu, Wydział Organizacyjno-Prawny i Kadr jest komórką, która prowadzi postępowanie i udziela odpowiedzi.
7. Pracownicy Wydziału Organizacyjno-Prawnego i Kadr dokonują okresowych analiz przedmiotu i terminu składanych skarg i wniosków oraz przedkładania tych analiz corocznie do dnia 31 marca Sekretarzowi Miasta.
8. Kierujący komórkami organizacyjnymi przekazują:
a) terminowo wyjaśnienia na skargi, wnioski do Wydziału Organizacyjno-Prawnego i Kadr,
b) wnikliwie i rzetelnie wyjaśniają stan faktyczny i prawny dotyczący zgłoszonych skarg i wniosków,
c) w przypadkach skarg uznanych za zasadne informują Wydział Organizacyjno-Prawny i Kadr o podjętych działaniach zmierzających do usunięcia nieprawidłowości.
d) w przypadkach wniosków uznanych za zasadne informują, o podjętych działaniach zmierzających do zrealizowania wniosku.
9. W przypadku skarg i wniosków anonimowych podejmowane są czynności w ramach kontroli zarządczej mające na celu wyjaśnienie ich zasadności.
10. Jeżeli skarga, wniosek została złożona do Rady Miasta Włocławek, która zwróciła się do Prezydenta Miasta o przedstawienie stanowiska w sprawie, to sprawa przekazywana jest bezpośrednio przez Wydział Organizacyjno-Prawny i Kadr do realizacji właściwej komórce merytorycznej, która zobowiązana jest do przekazania Radzie Miasta Włocławek stanowiska w sprawie z jednoczesnym przekazaniem do Wydziału Organizacyjno-Prawnego i Kadr jednego egzemplarza wyjaśnień udzielonych Radzie Miasta Włocławek.
§5. Zarządzenie niniejsze nie dotyczy skarg i wniosków do rozpatrywania których właściwa jest Rada Miasta Włocławek.
§6. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym zarządzeniu stosuje się odpowiednio przepisy:
1) ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2023 r., poz. 775, z późn.zm.)
2) rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 r., Nr 5 poz. 46)
§7. Traci moc Zarządzenie nr 240/09 Prezydenta Miasta Włocławek z dnia 31 grudnia 2009 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków, zmienione Zarządzeniem nr 13/2011 Prezydenta Miasta Włocławek z dnia 10 lutego 2011 r.
§8. Wykonanie zarządzenia powierza się kierującym komórkami organizacyjnymi.
§9. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta Włocławek
§10.1. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
2. Zarządzenie podlega podaniu do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Włocławek.
Załączniki:
