Zarządzenie Nr 238/2025 Prezydenta Miasta Włocławek z dnia 16 lipca 2025 r. w sprawie powołania Zespołu Wdrożenia Systemu EZD RP w Urzędzie Miasta Włocławek

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. 2024 poz. 1465, 1572, 1907, 1940), w związku z art. 6 ust. 1a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2020 poz. 164)

zarządza się, co następuje:

§ 1.1. Powołuje się Zespół Wdrożenia Systemu EZD RP w Urzędzie Miasta Włocławek, zwanym dalej „Urzędem”, w składzie:

1. Krzysztof Czerwiński - Sekretarz Miasta, Przewodniczący Zespołu;
2. Piotr Lechowicz - Dyrektor Wydziału Informatyki i Danych Miejskich, Zastępca Przewodniczącego Zespołu;
3. Członkowie

• Marcin Szarpak - z-ca Dyrektora Wydziału Organizacyjno-Prawnego i Kadr, Koordynator czynności kancelaryjnych;
• Daniel Woźniak - Inspektor ochrony danych osobowych;
• Sebastian Górka - zastępca Dyrektora Wydziału Dróg, Transportu Zbiorowego i Energii;
• Aleksandra Ręklewska - Główny Specjalista ds. organizacyjnych;
• Piotr Seklecki - Inspektor w Wydziale Edukacji, Zdrowia i Polityki Społecznej, koordynator wdrożenia w placówkach edukacyjnych;
• Dominika Dynaburska - Inspektor w Wydziale Edukacji, Zdrowia i Polityki Społecznej, koordynator wdrożenia w jednostkach opieki społecznej i zakładach opieki zdrowotnej;
• Joanna Rudek - Główny Specjalista w Wydziale Kultury, Turystyki i Promocji, koordynator wdrożenia w jednostkach kultury
• Marcin Idryan - Główny Specjalista w Wydziale Informatyki i Danych Miejskich, koordynator wdrożenia w pozostałych jednostkach organizacyjnych.

2. W posiedzeniach Zespołu Wdrożenia Systemu EZD RP, zwanego dalej "Zespołem", mogą brać udział osoby nie będące członkami Zespołu, zapraszane każdorazowo przez Przewodniczącego Zespołu.

§ 2.1. Do zadań Zespołu należy realizacja zadań związanych z utrzymaniem i rozwojem systemu elektronicznego zarządzania dokumentami w Urzędzie oraz jednostkach organizacyjnych i budżetowych Gminy Miasto Włocławek, w tym w szczególności:

1. opracowanie harmonogramu wdrożenia systemu EZD RP,
2. opracowywanie i aktualizowanie niezbędnej dokumentacji, w tym zasad, procedur, schematów obiegu dokumentów oraz wykazu symboli JRWA, które winny stanowić wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw,
3. opracowanie zakresu szkoleń oraz materiałów dla prowadzących szkolenia z zakresu funkcjonalności systemu EZD RP,
4. koordynowanie prac związanych z utrzymaniem systemu elektronicznego zarządzania dokumentami,
5. nadzorowanie i monitorowanie działania systemu elektronicznego zarządzania dokumentami,
6. podejmowanie innych koniecznych działań usprawniających elektroniczne dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.

2. Przewodniczący Zespołu lub wyznaczeni przez niego członkowie reprezentują Urząd w kontaktach z innymi urzędami lub jednostkami w sprawach związanych z wdrożeniem elektronicznego zarządzania dokumentami.

§ 3. 1. Pracami Zespołu kieruje Przewodniczący Zespołu.

2. Do zadań Przewodniczącego Zespołu należy w szczególności:

1. planowanie, organizowanie i kierowanie pracami Zespołu, 
2. podejmowanie ostatecznych rozstrzygnięć w zakresie podejmowanych przez Zespół ustaleń.
3. Podczas nieobecności Przewodniczącego Zespołu bądź w innym przypadku czasowej niemożności wykonywania przez niego obowiązków zastępstwo sprawuje Zastępca Przewodniczącego.

§ 4.1. Kierownicy komórek organizacyjnych zobowiązani są do wyznaczenia spośród swoich pracowników koordynatora w zakresie wdrożenia systemu EZD RP w komórce organizacyjnej.
2.Do zadań koordynatorów, o których mowa w ust. 1,  należy bieżące wsparcie funkcjonowania systemu elektronicznego zarządzania dokumentami we własnych komórkach organizacyjnych, w szczególności przez:
1) współpracę z Zespołem w zakresie potrzebnym do prawidłowego działania systemu EZD RP, w szczególności:
a) przekazywanie zgłoszeń o błędach technicznych systemu EZD RP,
b) przekazywanie informacji o problemach i zgłoszeniach wymagających oceny lub wypracowania nowych zasad lub procedur,
2) testowanie kolejnych wersji systemu EZD RP,
3) prowadzenie szkoleń dla pracowników Urzędu oraz bieżących w zależności od potrzeb zgłaszanych przez pracowników własnej komórki organizacyjnej,
4) opracowywanie propozycji nowych funkcjonalności i modyfikacji systemu EZD RP i zgłaszanie do Zespołu Wdrożenia Systemu EZD RP.

§ 5. Obsługę administracyjno - biurową Zespołu zapewnia Wydział Organizacyjno - Prawny i Kadr, Referat Obsługi Urzędu.

§ 6. Nadzór nad wykonaniem niniejszego zarządzenia powierza się Zespołowi oraz kierującym komórkami organizacyjnymi Urzędu.

§ 7. 1. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
2. Zarządzenie podlega podaniu do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu.

Załączniki:

1. PDFZarządzenie Nr 238/2025 Prezydenta Miasta Włocławek z dnia 16 lipca 2025 r. (470,27KB)
2. DOCXZarządzenie Nr 238/2025 Prezydenta Miasta Włocławek z dnia 16 lipca 2025 r.-dokument dostępny cyfrowo (22,84KB)