Zarządzenie Nr 267/2024 Prezydenta Miasta Włocławek z dnia 7 czerwca 2024 r. w sprawie ustalenia ogólnych założeń w zakresie wdrożenia ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych i powołania zespołu do spraw wdrożenia doręczeń elektronicznych
Na podstawie art. 30 ust. 1 i art. 33 ust 1, 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2024 r. poz. 609 i 721), w związku z ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 285, 1860 i 2699) oraz Komunikatem Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r. w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej, oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym (Dz. U. poz. 1077, 2540 i 2764),
zarządza się, co następuje:
§ 1. Ustala się ogólne założenia w zakresie wdrożenia w Urzędzie Miasta Włocławek, zwanym dalej „Urzędem”, ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych:
1) najpóźniej od 1 października 2024 r.:
a) aktywuje się adres do doręczeń elektronicznych Urzędu wpisany do bazy adresów elektronicznych,
b) odbiera się korespondencję skierowaną na adres do doręczeń elektronicznych Urzędu, wpisany do bazy adresów elektronicznych, za pośrednictwem wykorzystywanego w Urzędzie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją,
c) doręcza się korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru na adres do doręczeń elektronicznych adresata, lub z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 3 i 6 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych;
2) przed wysyłką korespondencji dokonuje się sprawdzenia, czy adresat posiada adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych.
§ 2. 1. Powołuje się zespół do spraw wdrożenia w Urzędzie doręczeń elektronicznych, zwany dalej „zespołem”, w składzie:
1) Marcin Szarpak – przewodniczący;
2) Piotr Lechowicz – zastępca przewodniczącego;
3) Daniel Woźniak – członek;
4) Violetta Mularczyk – członek;
5) Marcin Idryan – członek.
2. Przewodniczący kieruje pracami zespołu, w tym ustala terminy spotkań i ich tematykę, zapewnia prowadzenie odpowiedniej dokumentacji i przedstawia rezultaty pracy zespołu. Podczas jego nieobecności wyżej wymienione zadania realizuje zastępca przewodniczącego.
3. Obsługę organizacyjną zespołu wykonuje Wydział Organizacyjno-Prawny i Kadr.
4. Zobowiązuje się kierujących komórkami organizacyjnymi do współdziałania z zespołem w zakresie wdrożenia doręczeń elektronicznych w podległych im komórkach.
5. W pracach zespołu, w zależności od potrzeb, mogą brać udział inne osoby, w tym eksperci i konsultanci zewnętrzni, a także niebędący członkami zespołu pracownicy Urzędu.
§ 3. 1. Do zadań zespołu należy:
1) wypracowanie koncepcji wdrożenia doręczeń elektronicznych w oparciu o przeprowadzoną analizę uwarunkowań organizacyjno-prawnych i technicznych;
2) ustalenie zakresu i harmonogramu działań niezbędnych do wdrożenia doręczeń elektronicznych, obejmujących w szczególności integrację informatycznych systemów dziedzinowych i kancelaryjnych Urzędu z usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz przeszkolenie pracowników w zakresie obsługi nowego oprogramowania, a także wskazanie osób odpowiedzialnych za wykonanie poszczególnych działań oraz określenie kosztów tych działań i wypracowanie propozycji ich finansowania;
3) wdrożenie doręczeń elektronicznych.
2. Przewodniczący zespołu przedkłada Sekretarzowi Miasta do uzgodnienia:
1) do 28 czerwca 2024 r. – koncepcję, o której mowa w ust. 1 pkt 1;
2) w terminie 7 dni od uzyskania akceptacji koncepcji – zakres i harmonogram działań, o którym mowa w ust. 1 pkt 2.
3. Po uzyskaniu akceptacji zakresu i harmonogramu działań zespół przystępuje niezwłocznie do ich realizacji. Przewodniczący na bieżąco informuje Sekretarza Miasta o postępie prac wdrożeniowych, a po zakończeniu procesu wdrażania doręczeń elektronicznych, najpóźniej do 31 października 2024 r. przedkłada Sekretarzowi Miasta raport końcowy z działalności zespołu.
§ 4. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta.
§ 5. 1. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
2. Zarządzenie podlega podaniu do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Włocławek.
Załączniki:
